Vergunning

Voor het verkrijgen van de vergunning van vervoercommissionair of vervoermakelaar moet voldaan worden aan bepaalde voorwaarden. Voor het verkrijgen van de vergunning moet een aanvraag ingediend worden bij de FOD Mobiliteit en Vervoer. Vergunninghouders moeten ook enkele administratieve verplichtingen naleven.

Personen belast met het dagelijks beheer, mogen in België of in het buitenland geen veroordeling opgelopen hebben voor misdrijven zoals bankbreuk, bedrog, valsheid in geschrifte, enz. Bestuurders, zaakvoerders of personen belast met het dagelijks beheer mogen niet failliet verklaard zijn in een bedrijf dat de activiteiten van tussenpersonen in het goederenvervoer uitoefende.

Voor iedere vergunning moet een borgtocht van € 12 394,68 worden gesteld. De borgtocht dient uitsluitend tot waarborging van de schuldvorderingen voortspruitend uit de uitoefening van de door de vergunning gedekte werkzaamheden.

Elke persoon die zal instaan voor het dagelijks beheer moet in het bezit zijn van een getuigschrift van vakbekwaamheid van vervoercommissionair of vervoermakelaar bezitten. Tot vandaag wordt deze toegekend op basis van relevante ervaring. Zie hieronder meer uitgebreid.

De lokalen van de onderneming moeten uitsluitend bestemd zijn voor de uitoefening van de werkzaamheden van tussenpersonen in het goederenvervoer en tot ermee samenhangende werkzaamheden op het gebied van het goederen- en personenvervoer, en ze mogen niet in verbinding staan met andere lokalen waar een winstgevende werkzaamheid wordt uitgeoefend die niets te maken heeft met die van tussenpersonen in het vervoer of met die van vervoerder.

Deze persoon mag zijn vakbekwaamheid bewijzen door het voorleggen van volgende documenten:

• een geldige vervoervergunning en;
• een geldig getuigschrift van vakbekwaamheid van vervoerder over de weg en;
• een gedifferentieerd pakket aan facturen, die een periode van vijf jaar dekken, waarmee zijn activiteit van vervoercommissionair wordt bewezen.

Indien binnen één onderneming voor verschillende personen de vakbekwaamheid van vervoercommissionair wordt aangevraagd, moeten al deze personen een getuigschrift van vakbekwaamheid van vervoerder over de weg kunnen voorleggen alsmede binnen hun vervoeronderneming een verantwoordelijke functie bekleden.

Het getuigschrift van vakbekwaamheid mag worden vervangen door een attest uitgereikt door een instantie of een bevoegd organisme van een lidstaat van de Europese Unie.

Firma’s die reeds over een vergunning van vervoercommissionair beschikken, kunnen voor een personeelslid een bijkomend getuigschrift van vakbekwaamheid aanvragen. U vindt het formulier onderaan deze pagina. Bij deze aanvraag dient eventueel Model A en Model B te worden bijgevoegd.

De aanvraag van een vergunning wordt ingediend met een aanvraagformulier (zie onder) samen met de gevraagde bewijsstukken (zie onder). Voor de personen, die al over het attest van vakbekwaamheid beschikken, volstaat het om de exacte gegevens ervan in te vullen in rubriek C van het aanvraagformulier. Voor diegenen, die de vakbekwaamheid nog niet bezitten, kan een aanvraag gedaan worden door de gemandateerde van de onderneming aan de hand van het aanvraagformulier ‘Model A’. De aanvraag van een vergunning moet gericht worden aan de FOD Mobiliteit en Vervoer, die het ter advies voorlegt aan het Vast Bureau.

Nadat de FOD Mobiliteit en Vervoer beslist dat de aanvraag aanvaard wordt, zal u een factuur pro rata van BITO-IBOT ontvangen met de gezamenlijke retributies (verschuldigd aan de FOD Mobiliteit én BITO-IBOT). Nadat het bedrag betaald werd aan het BITO-IBOT (én nadat de bewijsstukken van de waarborg aan de FOD Mobiliteit en Vervoer bezorgd werden), zal de vergunning toegekend en opgestuurd worden door de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Het aanvraagformulier en de bewijsstukken dienen per aangetekend schrijven opgestuurd te worden naar:

FOD Mobiliteit en Vervoer
DG Wegvervoer en Verkeersveiligheid
Dienst Transportorganisatoren – lokaal 8A09
City Atrium
Vooruitgangstraat 56
1210 BRUSSEL

Voor alle personen die gemachtigd zijn op te treden namens de onderneming (zie rubriek C op het aanvraagformulier) en voor de personen belast met het dagelijks beheer van de zetel in kwestie (zie rubriek E op het aanvraagformulier) een uittreksel uit het strafregister bestemd voor een openbaar bestuur (niet ouder dan drie maanden). Dit getuigschrift mag worden vervangen door een document uitgereikt door een buitenlandse instantie overeenkomstig artikel 6, § 2, 1° van het desbetreffend koninklijk besluit.

Het uittreksel van de Kruispuntbank van Ondernemingen is het enige officiële bewijsstuk van de correcte inschrijving van uw onderneming. Een KBO uittreksel bevat alle basisbedrijfsgegevens van een onderneming, omschrijft met hoeveel vestigingen een onderneming ingeschreven is en welke activiteiten daaraan verbonden zijn.

Voor een uittreksel van uw onderneming kan u contact opnemen met een erkend ondernemingsloket naar keuze. Bij een ondernemingsloket worden u wel kosten aangerekend. U vindt de contactgegevens van de erkende ondernemingsloketten via deze link.

Tevens kan een wettelijk functiehouder of gemandateerde van de onderneming gebruik maken van ‘My Enterprise’. U kan zich aanmelden aan de hand van uw eID of een token. Vervolgens klikt u op de onderneming waar u een uittreksel van wenst te bekomen. Bovenaan rechts ziet u ‘Officiële documenten’. Via een pop-upscherm kan u uw keuze maken welk document u wenst te verkrijgen.

De bijlagen van het Belgisch Staatsblad die de akten bevatten betreffende de wettelijke bekendmaking van de onderneming.

Bij de aanvraag moet voor de zetel die het voorwerp van de vergunningaanvraag uitmaakt:

• een plan van de lokalen (ondertekend en gedateerd door de gevolmachtigde persoon) waar de activiteiten van vervoermakelaar worden uitgeoefend en;
• een foto (ondertekend en gedateerd door de gemachtigde persoon) van de voorgevel van het gebouw worden bijgevoegd.

Nadat de aanvraag aanvaard door de FOD Mobiliteit & Vervoer aanvaard werd, zal u het bewijs van de waarborg moeten voorleggen.
Dit is een overeenkomst tussen uw bank (of de Deposito- en Consignatiekas). Het is een voorwaarde die wordt opgelegd om uw financiële draagkracht te bewijzen.

Er zijn 2 mogelijkheden:

1. U werkt met een klassieke bank; in dat geval hoeft het geld niet gestort te worden, maar de bank zal een bedrag “blokkeren” als waarborg.
2. U werkt met de Deposito- en consignatiekas, het geld wordt effectief op de rekening van deze kas gestort als waarborg. De consignatiekas dient aan de FOD Mobiliteit & Vervoer een bewijs van uw storting te sturen.

• Jaarlijks vóór 1 januari, per vergunning, de retributie ten bate van de Staat (FOD Mobiliteit en Vervoer) en van BITO-IBOT betalen. Deze (gezamenlijke) retributie wordt door het BITO-IBOT gefactureerd.
• De borgtocht van € 12 394,68 per vergunning waarop enige afneming is verricht of die ingetrokken wordt, aanvullen of vervangen.
• Het nummer van de vergunning moet verplicht worden vermeld op elk aan derden gericht document dat betrekking heeft op de werkzaamheden van tussenpersoon in het goederenvervoer.
• Iedere wijziging in enigerlei onderdeel van de vergunning binnen een termijn van tien werkdagen, aangetekend, ter kennis brengen van de FOD Mobiliteit en Vervoer.
• Bij staking van de werkzaamheden, de vergunning binnen de tien werkdagen aan de FOD Mobiliteit en Vervoer terugzenden.
• De statistische inlichtingen verstrekken die gevraagd worden door de FOD Mobiliteit en Vervoer.
• De controles toelaten die ten doel hebben na te gaan of de vergunninghouders hun verplichtingen nakomen. De controles impliceren o.m. het recht om kennis te nemen van de boeken en andere bedrijfsdocumenten.
• De bewijsstukken m.b.t. de werkzaamheden van vervoercommissionair of -makelaar moeten gedurende zes jaar worden bewaard.