FAQ

Vous ne pouvez demander une licence de commissionnaire/courtier de transport que si le siège de votre société est situé en Belgique (soit siège social, soit siège d’exploitation).
Vous devez tenir compte du fait que pour chaque nouveau siège d’exploitation constitué, vous devez introduire une demande de licence et vous devez par conséquent disposer d’une garantie valable.

Licence

 

Quand ai-je besoin d’une licence de commissionnaire/courtier de transport ?

La licence de commissionnaire de transport est obligatoire pour chaque société qui, moyennant rémunération, s’engage à faire effectuer  par des tiers et pour le compte d’un donneur d’ordre le transport de marchandises en son propre nom.

Si une compensation doit être versée à votre société pour avoir mis en contact des personnes qui concluent un contrat de transport, une licence de courtier de transport est nécessaire.

Quand les transports sont effectués de façon régulière, une licence est obligatoire. Quand il s’agit de missions occasionnelles, une licence n’est pas obligatoire.  .

Je suis transporteur et fais appel de temps à autre à un sous-traitant/collègue transporteur. Dois-je avoir une licence de commissionnaire de transport ?

Si les transports que vous faites exécuter par des tiers se font de façon occasionnelle, vous n’avez pas besoin de licence. Si cette sorte de transport représente une grande partie de votre chiffre d’affaires, une licence est obligatoire.
Cela permet d’ailleurs aux sociétés d’acquérir une sorte de ‘label de qualité’ et d’être reprises sur la liste officielle des commissionnaires de transport qui peut être consultée par des clients potentiels et de faire partie des sociétés en règle.

Quelles sont les démarches pratiques à entreprendre pour obtenir une licence de commissionnaire/courtier de transport ? Quelles attestations dois-je envoyer ? Où et à qui ?

La demande de licence doit être introduite par écrit.
Vous pouvez envoyer les documents dûment remplis et signés à l’adresse mail suivante :
expediteur.routier@mobilit.fgov.be ou à l’adresse postale suivante :

SPT Mobilité  & Transports
Cellule de soutien  DG WVVV – local  8A09
Rue du Progrès, 1210 Bruxelles

Vous trouverez toutes les informations sur le site du SPF Mobilité & Transports

Commissionnaire re transport

Courtier de transport

Comment de temps cela prend-il pour obtenir une licence ?

La demande de licence et/ou de certificat est d’office présentée au Bureau Permanent. Ce bureau se réunit à peu près quatre fois par an.
Il est conseillé d’envoyer votre demande et les documents le plus tôt possible au SPF Mobilité et Transports, pour que celui-ci puisse contrôler si le dossier est complet. Vous êtes immédiatement averti si des pièces manquent au dossier. La décision du Bureau Permanent vous est communiquée par courrier recommandé. Si la demande a été approuvée, vous devez payer les deux redevances et faire le nécessaire pour la garantie.
Dès que toutes les formalités ont été accomplies, la licence et le certificat vous sont envoyés par courrier recommandé.

Quel est le coût d’une licence ?

Renouvellement
Pour chaque renouvellement de licence, vous devez verser au SPF Mobilité et Transports une redevance annuelle de 86 euros (pour 2018). Pour la première année, la redevance est calculée à partir du mois pendant lequel la redevance est approuvée. Pour chaque nouvelle licence, vous payez également une cotisation annuelle de 143 euros (pour 2018) à l'IBOT selon les mêmes règles que la redevance au SPF.

Nouvelle licence
Pour chaque nouvelle licence, le montant des redevances qui doivent être versées au SPF Mobilité et Transports et à l’IBOT est calculé à partir du mois pendant lequel la licence a été octroyée.

Modification
Pour toute modification apportée à une licence existante, vous devez verser au SPF Mobilité et Transports un montant de 15 euros.
Une garantie doit être constituée et déposée chez une banque ou une caisse de dépôt et de consignation. Cette garantie s’élève à 12.394,68 euros.

Quelles sont mes obligations pour pouvoir conserver la licence ?

Vous devez payer la redevance annuelle au SPF et à l’IBOT dans les temps imposés (avant le 1er janvier). Dès qu’il y a un changement concernant le nom de la société, l’adresse, les personnes chargées de la gestion quotidienne de la société, vous devez le communiquer au SPF endéans les 10 jours ouvrables. La licence sera alors modifiée et une somme de 15 euros par licence devra être versée pour les frais administratifs.

De plus, la garantie doit rester active et ne peut être utilisée que pour les activités couvertes par la licence et aucune somme ne peut être retirée du montant. Si cela est le cas, cela doit être régularisé dans les 10 jours ouvrables.

Que dois-je faire dans le cas d’une fusion, d’une reprise et d’un changement de nom et d’adresse de ma société ?

Vous devez en informer le service Organisateurs de Transport du SPF Mobilité et Transports endéans un délai de 10 jours ouvrables. Vous pouvez le faire par courrier postal à adresser au SPF Mobilité et Transports – Cellule de soutien DG WVVV – local 8A09 – Rue du progrès 56 – 1210 Bruxelles ou en envoyant un mail à

expediteur.routier@mobilit.fgov.be.

La licence en votre possession doit toujours être modifiée ou supprimée. Pour tout changement, un montant de 15 euros par licence doit être versé pour frais administratifs.

Que dois faire dans le cas où ma société cesse ses activités ?

Vous devez en avertir le SPF Mobilité et Transports dans les 10 jours ouvrables et vous devez leur renvoyer la licence originale. Après réception de la licence originale, la garantie sera reversée après la période légale à l’institution bancaire qui libèrera les fonds. Lors d’une fusion ou d’une reprise, la garantie est immédiatement libérée. Lors d’une cessation, la garantie est libérée après 3 mois et lors d’une faillite, la licence est libérée après 6 mois.

Que dois-je faire si j’ai perdu ma licence ?

Si vous ne retrouvez plus votre licence originale et que l’on vous demande de la renvoyer (dans le cas de changement de nom, d’adresse ou de cessation d’activités), vous devez fournir au SPF Mobilité et Transports une attestation de perte délivrée par la police.

Au moyen de cette attestation de perte, vous pouvez demander un duplicata de la licence moyennant le paiement d’un montant facturé de 15 euros (par document demandé) pour frais administratifs. Vous pouvez faire cette demande par mail à envoyer au SPF Mobilité et Transports (expediteur.wegvervoer@mobilit.fgov.be). Dès que le paiement est perçu par le SPF, le duplicata vous est envoyé.

Que se passe-t-il si je ne paie pas la redevance ?

Un rappel est envoyé d’office après un mois. Si vous n’avez toujours pas payé après 2 mois, le SPF Mobilité et Transports prend contact avec vous pour connaître la cause du non-paiement (déménagement, lettre non réceptionnée à la bonne adresse, cessation,...).

Si vous ne réagissez pas à cette demande, un troisième et dernier rappel est envoyé par courrier receommandé et si aucune réponse n’y est toujours pas donnée, votre dossier est présenté au Bureau Permanent pour la suspension de votre licence.

Votre licence sera alors suspendue par courrier recommandé. Seulement après réception de la licence originale, la garantie est libérée après le délai légal.

Comment procéder pour la caution ? Quelles sont les possibilités ?

Une caution doit être constituée et déposée chez une banque ou une caisse de dépôt et de consignation. Cette caution s’élève à 12.394,68 euros.

Ceci est un accord entre vous et votre banque (ou la caisse de dépôt et de consignation). C’est une condition qui est imposée pour attester de votre potentiel financier. Vous êtes libre de contacter la banque de votre choix.
Il existe deux possibilités :
1. Vous travaillez avec une banque classique. Dans ce cas, l’argent ne doit pas être versée mais la banque va ‘bloquer’ un montant comme garantie. Dans ce cas de figure, on doit se référer à la règlementation des commissionnaires de transport. En annexe, vous trouverez un modèle de demande de garantie que la banque peut utiliser pour la licence de commissionnaire de transport et le cas échant de courtier de transport :

2. Vous travaillez avec une caisse de dépôt et de consignation. Dans ce cas, l’argent doit être versé au compte de la caisse comme garantie. La caisse de consignation doit envoyer au SPF Mobilité et Transports la preuve du paiement de votre garantie.
En annexe, vous trouverez un modèle ‘caisse de dépôt et de consignation’ :

Si une demande est introduite pour un siège d’exploitation, l’adresse du siège en question doit bien être indiquée sur la garantie.
Le SPF Mobilité et Transports doit être en possession de l’original de la garantie dans les deux cas.

Que se passe-t-il quand la banque résilie la garantie ?

Dès que la banque résilie la garantie, elle en informe Le SPF Mobilité et Transports. Endéans un délai de 10 jours ouvrables, vous devez prévoir une nouvelle garantie valable ou la verser (cfr l’une des deux méthodes expliquées ci-dessus). Si le SPF Mobilité et Transports ne reçoit pas de garantie valable dans ce délai, votre dossier sera transmis au Bureau Permanent dès la réunion qui suit pour le suspension de votre licence.

Compétence professionnelle

 

Comment puis-je obtenir le certificat de compétence professionnelle de commissionnaire de transport ?

Pour faire une demande de certificat de compétence professionnelle (de commissionnaire de transport), le document ci-joint doit être dûment rempli et signé.

 

Notez l’importance du point C. C’est dans ce point que la période d’activités exécutées dans une entreprise possédant une licence doit être remplie (l’on demande une activité ininterrompue d’au moins 5 ans pendant les 6 années précédant la demande ou deux ans si le demandeur est en possession d’un diplôme universitaire ou équivalent).

On demande également au responsable des sociétés détentrices d’une licence dans lesquelles le demandeur a travaillé de remplir et signer un modèle A.

 

Model A.doc

 

On demande de prouver que la personne qui dispose de la compétence professionnelle requise est chargée de la gestion quotidienne du siège en Belgique et a donc les pouvoirs requis au sein de la société. Ceci peut être prouvé au moyen de la publication du Moniteur belge où est clairement spécifié le nom du demandeur ou en faisant remplir et signer le modèle B par le gestionnaire ou l’administrateur de la société :

 

Model B.doc  .

 

Enfin, le demandeur du certificat de compétence professionnelle doit fournir une copie récente (datée de moins de 3 mois) du casier judiciaire.

Qui doit-être en possession d’un certificat de compétence professionnelle dans une société ?

La personne qui veut être inscrite sur la licence doit être en possession du certificat de capacité professionnelle exigé et doit être chargée au sein de la société des activités de commissionnaire de transport. Cette personne doit également avoir les pouvoirs requis dans la société ; cela signifie qu’elle doit être chargée de la gestion journalière de la société. Ces pouvoirs doivent faire part d’une publication au Moniteur belge (par exemple la personne doit être déclarée en tant que gérant de la société ou administrateur dans le Moniteur belge) ou doivent faire l’objet de l’introduction et de l’envoi du modèle B dûment rempli et signé par le gérant de la société.

Quel est le coût d’un certificat de compétence professionnelle ?

Un certificat de compétence professionnelle n’est jamais demandé ou délivré à lui-seul mais doit toujours être lié à une licence existante ou à une nouvelle demande de licence.

Une licence est liée à la société et un certificat de compétence professionnelle est lié à une personne.

Les frais administratifs d’un certificat de compétence professionnelle s’élèvent à 15 euros.

Que dois-je faire si j’ai perdu mon certificat de compétence professionnelle ?

Vous pouvez toujours demander un duplicata du certificat moyennant le versement d’un montant de 15 euros (par document demandé) correspondant aux frais administratifs. Vous pouvez adresser cette demande par mail au SPF Mobilité et Transports (expediteur.wegvervoer@mobilit.fgov.be). Dès réception du montant versé, le duplicata vous sera envoyé.