Licence

Pour obtenir la licence de commissionnaire de transport ou de courtier de transport, certaines conditions doivent être remplies. Pour obtenir la licence, une demande doit être introduite auprès du SPF Mobilité et Transports. Les titulaires d’une licence doivent également respecter certaines obligations administratives.

Les personnes chargées de la gestion journalière du siège concerné doivent attester de l’absence de condamnations, en Belgique ou à l’étranger, par une décision judiciaire pour des délits tels que liquidation judiciaire, fraude, faux en écriture, etc. Les administrateurs, gestionnaires ou personnes chargées de la gestion journalière ne peuvent pas avoir été déclarés en faillite dans une entreprise qui exerçait les activités d’auxiliaire de transport de marchandises.

Pour chaque licence, une caution de 12 394,68 € doit être déposée. Celle-ci sert exclusivement à couvrir les créances qui résulteraient de l’exercice des travaux effectués et couverts par la licence.

Chaque personne chargée de la gestion journalière doit être en possession d’un certificat de capacité professionnelle. À ce jour, elle est attribuée sur la base de l’expérience pertinente. Voir ci-dessous pour plus de détails.

Les locaux de l’entreprise doivent être exclusivement affectés à l’exercice des activités d’auxiliaire de transport de marchandises et des activités connexes dans le domaine du transport de marchandises ou de personnes et ils ne peuvent en aucun cas être en connexion avec d’autres locaux où une activité lucrative étrangère à celle d’auxiliaire de transport est exercée.

Cette personne peut prouver sa capacité professionnelle en délivrant les documents suivants :

• une licence de transport valable et;
• un certificat de capacité professionnelle pour le transport national
  et international par route et;
• un paquet de factures différentié qui couvre une période de cinq ans
  d’activités de commissionnaire de transport.

Si, au sein d’une même entreprise, la capacité professionnelle de commissionnaire de transport est demandée pour plusieurs personnes, toutes ces personnes doivent délivrer un certificat de capacité professionnelle de transporteur sur route et elles doivent, au sein de cette entreprise de transport, avoir une fonction à responsabilité.

Le certificat de capacité professionnelle peut être remplacé par une attestation fournie par une instance ou un organisme agrémenté d’un état de l’Union européenne.

Les sociétés qui disposent déjà d’une licence de commissionnaire de transport peuvent demander un certificat de capacité professionnelle supplémentaire pour un membre du personnel. Vous trouverez le formulaire à remplir à cet effet en bas de page. A cette demande, doivent être joints le modèle A et le modèle B.

La demande de licence doit être introduite au moyen d’un formule de demande (voir ci-dessous) accompagnée des pièces justificatives requises (voir ci-dessous). Pour les personnes qui disposent déjà d’un certificat de capacité professionnelle, il suffit d’introduire leurs données exactes à la rubrique C du formulaire de demande. Pour les personnes qui ne sont pas encore en possession d’un certificat de capacité professionnelle, la demande de certificat peut être faite par la personne mandatée en remplissant la déclaration du modèle A que vous trouvez à la page ‘capacité professionnelle’. La demande de licence doit être adressée au SPF Mobilité et Transports, qui la soumet pour avis au Bureau permanent.

Dès que la demande de licence est approuvée par le Bureau permanent, vous recevez de BITO-IBOT une facture unique prorata avec les rétributions combinées (dûes au SPF Mobilité et Transports et à BITO-IBOT). Dès que ce montant est versé à BITO-IBOT (et après réception des pièces justificatives de la garantie par le SPF Mobilité et Transports), la licence vous est envoyée par le SPF Mobilité et Transports.

Le formulaire de demande de licence et les justificatifs sont à envoyer sous un même pli par recommandé au :

Service Public Fédéral Mobilité & Transports
DG Transport Routier et Sécurité Routière
Service Organisateurs de Transport – local 8A09
City Atrium
Rue du Progrès 56
1210 Bruxelles

Les personnes mandatées pour agir au nom de l’entreprise (rubrique B du formulaire de demande) et les personnes chargées de la gestion journalière du siège concerné (rubrique C du formulaire de demande) doivent fournir un extrait de casier judiciaire destiné à une administration publique (délivré depuis moins de trois mois). Ce certificat peut être remplacé par un document délivré par une instance étrangère conformément à l’article 6, § 2, 1° de l’arrêté royal en question.

L’extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises est le seul document officiel qui atteste de l’inscription effective de votre entreprise. Un extrait BCE comprend toutes les données de base de votre entreprise et le nombre de sièges et les activités qui y sont liées.

Pour obtenir un extrait de votre entreprise, vous pouvez contacter le guichet d’entreprises agréé de votre choix. Le guichet d’entreprises vous facturera des frais. Vous trouverez les coordonnées des guichets d’entreprises agréés via ce lien.

Un titulaire de fonction légal ou un mandataire de l’entreprise peut également utiliser « My Enterprise ». Vous pouvez vous connecter à l’aide de votre carte d’identité électronique ou d’un jeton. Cliquez ensuite sur l’entreprise dont vous souhaitez obtenir un extrait. En haut à droite, vous voyez « Documents officiels ». Via un écran pop-up, vous pouvezsélectionner votre choix.

Joindre une copie des annexes du Moniteur belge incluant les actes attestant que la société a été officiellement constituée.

Lors de la demande de licence pour un siège, un plan et une photo doivent être joints à la demande :

• un plan des locaux où les activités d’intermédiaire de transport sont exercées. Ce plan doit être daté et signé par la personne mandatée et;
• une photo de la façade du bâtiment datée et signée par la personne mandatée.

Avant que la licence ne soit octroyée, une caution d’un montant de 12 394,68 € doit être déposée. Une fois la demande acceptée par le SPF Mobilité et Transports, vous devrez présenter la preuve de la garantie. Il s’agit d’un accord entre votre banque (ou la Caisse des Dépôts et Consignations). C’est une condition imposée pour prouver votre capacité financière.
Le dépôt ou le paiement d’une caution est une condition qui est imposée pour attester de votre potentiel financier.

Il existe deux possibilités :

1. Vous optez pour une banque classique. Dans ce cas, l’argent ne doit pas être versé mais la banque va ‘bloquer’ un montant comme garantie.
2. Vous optez pour une caisse de dépôt et de consignation. Dans ce cas, l’argent doit être versé au compte de la caisse comme garantie. La caisse de consignation doit envoyer au SPF Mobilité et Transports la preuve du paiement de votre garantie.

• Chaque année, avant le 1 janvier, par licence, la rétribution au profit de l’État (SPF Mobilité et Transports) et BITO-IBOT doit être payée. Cette rétribution (commune) est facturée par BITO-IBOT.
• Compléter et remplacer la somme du cautionnement de 12 394,68 € par licence dans le cas où cette somme aurait été partiellement ou complètement utilisée.
• Faire figurer le numéro de licence sur tout document ayant trait aux activités d’auxiliaires de transport de marchandises.
• Signaler tout changement de données figurant sur la licence endéans les 10 jours ouvrables par lettre recommandée au SPF Mobilité et Transports.
• Renvoyer la licence au SPF Mobilité et Transports dans le cas d’arrêt d’activités.
• Fournir les données statistiques qui vous seraient demandées par le SPF Mobilité et Transports.
• Les contrôles visant à vérifier si les titulaires de licences respectent leurs obligations. Les contrôles impliquent notamment le droit de consulter les livres et autres documents de l’entreprise.
• Conserver pendant six ans les preuves inhérentes à l’exercice des activités de commissionnaire ou de courtier de transport.